contatti
Microsoft Outlook: creare gruppi di contatti (liste di distribuzione).
Nunziante Esposito su uiciechi.it, 2013-07-08.

Quando si usa la posta elettronica in modo massiccio, per esempio in un
ufficio, e i contatti cui inviare la posta sono tanti, oppure, se si
volesse creare una newsletter direttamente all'interno del proprio browser
di posta, per alcuni programmi è possibile utilizzare le liste di
distribuzione. Esse consistono nel creare dei gruppi di contatti ai quali
diamo un nome e quando vogliamo inviare una email a tutti quelli che fanno
parte del gruppo, non ci dobbiamo preoccupare di ricordare o scegliere tutti
i nominativi, ma basta digitare nel campo apposito, A, CC o CCN, il nome del
gruppo.

Come sicuramente vi siete resi conto, ogni gruppo di contatti è formato da
un insieme di contatti che consentono di semplificare moltissimo l'invio
della posta elettronica.

Quando si utilizzano gruppi di contatti, la prima cosa da tener presente, se
inseriamo il gruppo nei campi A oppure CC, tutti gli indirizzi di posta
elettronica dei destinatari sono visibili a tutti i componenti del gruppo.
Se vogliamo far si che nessuno dei componenti del gruppo venga a conoscenza
degli indirizzi email degli altri componenti, il nome del gruppo lo dobbiamo
inserire nel campo CCN.

I gruppi di contatti sono concepiti per essere utilizzati in alcuni browser
di posta e vengono generalmente denominati liste di distribuzione. Vediamo
come si genera un gruppo di contatti in Microsoft Outlook 2007, procedura
che dovrebbe essere valida anche per Microsoft Outlook 2010, anche se, non
utilizzando tale versione, non ne posso darne la sicurezza.

Premessa: prima di inoltrarci nella procedura di creazione della lista di
distribuzione, premendo insert più V, apriamo le impostazioni rapide di Jaws
ed attiviamo l'uso dei menu ribbon, attivando l'apposita casella che
troviamo premendo freccia giù.

1. Premiamo control più y, per spostarci sull'albero delle cartelle.

2. Scegliamo la cartella Contatti e premiamo invio per entrare al suo
interno.

3. Apriamo la barra dei menu con alt, freccia giù fino a nuovo sottomenu,
freccia destra per entrare nel sottomenu, freccia giù per lista di
distribuzione e premiamo invio.

4. Si apre un campo editazione e ci viene chiesto di digitare il nome.
digitiamo il nome da dare alla lista di distribuzione. Per esempio, lista
amici.

5. Premendo invio, viene confermato il nome della lista di distribuzione e
con il tasto tab ci possiamo spostare tra due campi, il nome della lista e
la lista degli elementi in essa contenuti. Quest'ultima è vuota, perché non
abbiamo ancora inserito al suo interno dei contatti.

6. Avendo attivato i menu ribbon nelle impostazioni rapide di Jaws, con alt
apriamo la barra dei menu e premiamo due volte freccia sinistra per essere
certi di stare nella barra e poter scegliere l'etichetta di menu giusta.
Dopo aver premuto due volte freccia sinistra, con le frecce orizzontali si
possono selezionare una alla volta, tutte le etichette della barra dei menu
ribbon e qualche pulsante.

7. Con freccia sinistra, cerchiamo l'etichetta di menu Lista di
distribuzione tab.

8. Premiamo freccia giù fino a trovare azioni sottomenu. Siamo su salva e
chiudi. Premiamo invio e la lista di distribuzione vuota è stata creata.

9. Siamo nella cartella contatti e selezioniamo la lista amici appena
creata. Premiamo invio e vengono mostrati a schermo due campi: Nome lista e
lista dei componenti aggiunti che è ancora vuota. Ci possiamo spostare tra i
due campi con tab.

10. Premiamo il tasto alt e subito due volte freccia sinistra. Con le frecce
orizzontali, cerchiamo lista di distribuzione tab.

11. Premiamo freccia giù, fino a trovare membri sottomenu. Premiamo freccia
destra per entrare nel sottomenu.

12. Siamo su aggiungi membri e premiamo invio.

13. Siamo sul campo cerca in, editazione. Premendo freccia giù, si apre la
lista della nostra rubrica e possiamo scegliere il primo dei nomi che
vogliamo aggiungere alla lista di distribuzione che stiamo creando. Premiamo
invio per aggiungerlo alla lista.

14. Continuiamo a scorrere la lista e per ogni elemento che vogliamo
aggiungere alla lista di distribuzione, premiamo invio. Qualche volta, la
lista si chiude e con freccia giù la possiamo riaprire e scorrerla con
freccia giù, aggiungendo altri contatti sempre con invio.

15. Terminato l'aggiunta dei contatti alla lista, premiamo tab fino al
pulsante OK e premiamo invio.

16. Si chiude la finestra e siamo di nuovo sui due campi: nome lista ed
elenco dei componenti della lista di distribuzione. Ci spostiamo con tab
sulla lista dei componenti che ora ha al suo interno i contatti che
possiamo scorrere con le frecce verticali.

17. Qualora ne avessimo dimenticato qualcuno, ripetiamo i passi precedenti
da 10 a 16 e aggiungiamo i contatti mancanti.

18. Se abbiamo aggiunto qualche contatto in più, basta selezionarlo nella
lista, premere il tasto alt, dovremmo già essere nel sottomenu membri, del
menu ribbon Lista di distribuzione, quindi, premiamo freccia giù fino a
rimuovi e premiamo invio. Se non fossimo nel menu indicato, premere di nuovo
due volte freccia sinistra, andiamo su Lista di distribuzione tab, freccia
giù fino a membri sottomenu, freccia destra e poi freccia giù fino a
rimuovi, premiamo invio e cancelliamo il contatto.

19. Terminato di comporre la lista, quando siamo sicuri di aver terminato,
premiamo alt, freccia sinistra due volte, andiamo su Lista di distribuzione
tab, premiamo freccia giù fino ad azioni sottomenu, freccia destra per
aprire il sottomenu, siamo su salva e chiudi e premiamo invio per il
salvataggio della lista.

20. Per usare la lista, basta aprire un nuovo messaggio con control più N,
premere tab fino al campo CCN, scriviamo il nome della lista, nel nostro
caso Lista Amici, completiamo il messaggio e lo inviamo con control più
invio.

Nota bene:

- Per aggiungere o cancellare elementi dalla lista di distribuzione, basta
ripetere i passi sopra indicati.
- Il numero di elementi che una lista di distribuzione può contenere, anche
se consistente, è limitato. Non si possono utilizzare, per l'invio di un
messaggio, più di 99 indirizzi di posta elettronica.
- Se i componenti da utilizzare per una lista di distribuzione sono più di
99, creare tante liste, in modo che ognuna deve contenere non più di 99
elementi. In questo caso, se, per esempio le liste sono tre, bisogna inviare
tre messaggi identici, utilizzando per esempio, lista amici 1, lista amici 2
e lista amici 3. Se i membri aumentano, si aggiungono altre liste seguendo
la numerazione per non imbrogliarsi.
- Se si cancella una lista, i contatti vengono cancellati solo dalla lista
di distribuzione e non dalla lista contatti.

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Per ulteriori spiegazioni, scrivere a: `Nunziante Esposito
nunziante.esposito@uiciechi.it`_