ecdl5-19
modulo 5, lezione 19
pino servidio su uic h.e.

Lezione 19. - Creazione di un report 'etichette'

In questa lezione impareremo a creare un report specializzato per la stampa
di etichette (ad es. etichette indirizzo).

Come al solito apriamo Access e poi il nostro database.

Proviamo ora a creare un altro tipo di report che può rivelarsi molto utile.
Scegliamo Report, poi Nuovo, poi Autocomposizione etichetta. Con TAB,
spostiamoci

sull'elenco delle tabelle e scegliamo Indirizzi.

Ci compare una finestra con l'autocomposizione dell'etichetta. Sulla
sinistra un disegno mostra tanti tabulati di etichette. Sulla destra vi è la
scritta

"Questa autocomposizione consente di creare etichette standard o
personalizzate. Quali dimensioni deve avere l'etichetta?". Sotto viene
mostrata una finestra

che ha tre intestazioni: Tipo, Dimensione e Numero di etichette in
orizzontale, e un elenco di diversi tipi di etichette. L'elenco può cambiare
se si apre

la casella elenco (alt+freccia giù) "filtro in base al produttore" e
scegliamo un produttore diverso. Analizziamo questa finestra col nostro
ausilio per farci un'idea

di quante etichette ci possono essere.

Per scegliere il tipo di etichetta, bisogna sapere quali possediamo. Io ne
utilizzo un tipo che ne ha due in orizzontale, del produttore Avery.
Proviamo

a sceglierne una dove nel numero di etichette in orizzontale ci sia 2. Poi
passiamo con TAB al sistema di misura. Lasciamo metrico; ancora TAB per
verificare

il sistema di alimentazione: lasciamo fogli, che è corretto se abbiamo una
stampante a getto di inchiostro. Potremmo anche personalizzare tutta
l'etichetta

tramite il pulsante Personalizza, ma visto che siamo già soddisfatti di ciò
che ci viene proposto, usiamo la combinazione di tasti ALT+A per andare
avanti.

Ci viene mostrata un'altra finestra in cui siamo invitati a scegliere il
tipo di carattere e il colore da utilizzare nel testo. Con TAB possiamo
passare

da una categoria all'altra. La prima che troviamo il tipo di carattere. E'
impostato ad Arial e possiamo lasciarlo intatto. La dimensione, categoria
successiva,

è impostata ad 8. Apriamo la casella elenco con alt+freccia giù e,
attraverso freccia giù, cerchiamo 12: questa dimensione sarà molto più
leggibile. Passiamo

poi con TAB alla categoria successiva. Lo spessore del carattere è impostato
a chiaro. Anche qui apriamo la casella elenco e scegliamo semigrassetto.
Potremmo

anche cambiare il colore del carattere (è attualmente impostato a nero), e
attivare le caselle corsivo e sottolineato. Noi lasciamo tutto invariato e
premiamo

ancora Avanti (alt+a).

Ci viene presentata una finestra dalla quale possiamo scegliere i campi da
includere nell'etichetta. Questa parte è simile ad altre che abbiamo già
viste.

In più però, c'è un modello di etichetta, per ora vuota. Il problema è che
con TAB o SHIFT+TAB si scorrono le varie righe del modello e si arriva anche
all'elenco

dei campi. Quando ci si trova su di esso, la riga selezionata è o la prima o
l'ultima, a seconda che ci siamo arrivato premendo TAB o SHIFT+TAB. Per
questa

ragione useremo uno stratagemma che ci consentirà, anche senza mouse, di
creare la nostra etichetta.

Per trovare l'elenco dei campi, quindi, usare TAB o SHIFT+TAB. Quando ci
siamo, scegliamo tramite freccia giù il cognome e, tramite TAB, selezioniamo
il pulsante

maggiore o freccia destra. Questo metterà o nella prima o nell'ultima riga
dell'etichetta, a seconda di come ci si e' arrivati (tab o shift+tab), il
campo

cognome. Esso però è scritto tra parentesi graffe, e il cursore è
posizionato subito dopo di lui. Ora vogliamo mettere anche il nome.
Continuiamo ad usare

gli stessi tasti che abbiamo usato prima, perché il nome si trovi sulla
stessa riga. Poi, nello stesso modo inseriamo anche Indirizzo, CAP e
Località. Controllare

ora di avere tutti e cinque i campi su una sola riga. Usare tutte le
potenzialità dell'ausilio per farlo. Faccio notare che il cursore si sposta
in

modo diverso che nella normale editazione, perché quelli che abbiamo
inserito nell'etichetta sono campi di una tabella, non parole. Ora vogliamo
che l'etichetta

sia costituita da tre righe: la prima deve contenere cognome e nome,
separati da uno spazio, la seconda l'indirizzo, la terza il CAP e la
località, anch'esse

separate da spazio. Ora il cursore dovrebbe essere posizionato dopo la
località, che è l'ultimo campo che abbiamo inserito. Se usiamo una volta la
freccia a sinistra,

lo si spostera sull'aperta parentesi graffa prima di questa; se la si preme
ancora una volta, esso si troverà sulla parentesi prima di CAP e così via.
La stessa

cosa vale per la freccia destra. Freccia giù ci porta alla riga successiva
del modello (a meno che non ci si trovi sull'ultima), mentre freccia su si
sposta

sulla penultima (a meno che non sia già sulla prima). Per selezionare un
intero campo bisogna premere Maiuscolo+freccia destra. Dobbiamo ora
selezionare il cognome

e il nome per portarli sulla prima riga (facciamo questo se tutti i campi
sono scritti sull'ultima riga). Quando li abbiamo selezionati, usiamo CTRL+X
(comando Taglia),

portiamoci con freccia su alla prima riga e facciamo CTRL+V (copia). Per
inserire uno spazio tra cognome e nome, posizionarsi sulla parentesi graffa
prima del nome

e battiamo uno spazio. Ora selezionare l'indirizzo e spostarlo sulla seconda
riga del nostro modello. Selezioniamo poi CAP e località e portiamoli sulla
terza. Aggiungiamo

uno spazio anche tra questi due campi. Può sembrare difficile, ma è proprio
un collage, chi si applica ce la farà! Quando sii e' sicuri di aver redatto
correttamente la

nostra etichetta, possiamo premere il pulsante Avanti.

Ci viene chiesto in base a quale dei nostri campi vogliamo ordinare i dati.
La finestra è fatta come l'elenco precedente: con le frecce possiamo
spostarci

sul campo che vogliamo selezionare, poi con TAB spostarci sul pulsante
Maggiore o freccia destra e premere INVIO. Scegliamo Cognome. Nella parte
destra

troveremo l'indicazione: ordina per cognome. Possiamo premere ancora Avanti.
Ci viene chiesto il nome da assegnare al report: quello proposto è Etichette

indirizzi. Possiamo accettarlo. Se andiamo avanti nella finestra con TAB,
vediamo che è attivata la casella "mostra etichette in anteprima di stampa".

Potremmo anche scegliere di modificare la struttura del report. Invece,
selezioniamo il pulsante Fine con la combinazione di tasti ALT+F. Il report
ci

viene mostrato in anteprima. Esso contiene otto etichette, fatte proprio
come noi le avevamo richieste: nella prima riga cognome e nome, nella
seconda

indirizzo, nella terza CAP e località. Possiamo chiudere il report dal menù
File. Notiamo che anch'esso è presente nel nostro elenco.

Facciamo un'ultima prova prima di concludere. Voglio mostrare come sia
possibile aggiungere anche qualche parola (ad esempio Sig.), prima dei dati,
e come

sia possibile scrivere direttamente i nomi dei campi dell'etichetta, senza
fare il collage che ho mostrato prima.

Selezioniamo ancora Nuovo, poi Autocomposizione etichette e la tabella
Indirizzi, quindi premiamo OK per confermare. Scegliamo l'etichetta che
avevamo selezionato

prima o qualsiasi altra nella finestra delle dimensioni. Possiamo
selezionare subito Avanti perché ci va bene sia il sistema metrico che
l'alimentazione

fogli. Anche la finestra successiva, quella del tipo e dimensione carattere,
è rimasta impostata ai valori precedenti: quindi possiamo premere
direttamente

Avanti.

Ora che conosciamo molto bene la finestra dell'elenco dei campi e del
modello etichetta, consiglio di immettere direttamente quanto è scritto qui
di seguito.

Iniziare dalla prima riga del modello in modo che l'etichetta sia composta
da tre righe.

Sig. {nome} {cognome}

{indirizzo}

{cap} {località}

Se e' scritto correttamente tutto, si puo premere il pulsante Avanti per
passare alla finestra che ci chiede l'ordinamento.

Anche questa volta selezionare il cognome come campo di ordinamento e
premiamo ancora Avanti. Il nome è Etichette Indirizzi1, perché esiste già un
report etichette

indirizzi. Premiamo Fine. Le nostre etichette, come noteremo, sono precedute
tutte dalla parola Sig., che è molto più corretto e formale. E' possibile
abbellire

in vari modi le nostre etichette, ad esempio aggiungendo una parentesi prima
e dopo la provincia, o qualsiasi altra formula di cortesia.

In futuro, usiamo il modo che crediamo più adatto alle nostre esigenze e al
nostro ausilio: l'importante è che si riesce a raggiungere l'obiettivo di
creare etichette.

Potremmo anche stampare questo report, per ottenere le etichette adesive da
applicare sulle buste. Non lo faremo perché non c'è nulla di particolare da

imparare.

Noi concludiamo qui la trattazione dei report, anche se ci sarebbe ancora
molto da dire. Quello che potremmo aggiungere riguarda il modo di
modificarli

e personalizzarli. E' qualcosa di molto grafico, però, ed è
considerevolmente difficile anche per persone vedenti, non molto esperte.
Sicuramente lo è

di più per persone che abbiano qualche difficoltà con gli ambienti grafici.
Consideriamo perciò di aver dato un'infarinatura sia delle autocomposizioni

dei report, sia delle autocomposizioni delle etichette, che sarà sicuramente
sufficiente per ciò che in genere viene fatto di solito.

Per concludere, possiamo chiudere, come sempre, il nostro database.

Questo conclude non solo la lezione, ma l'intero capitolo V e perciò il
Modulo 5 del Corso di ECDL.