ecdl5-17
modulo 5, lezione 17
pino servidio su  uic h.e.


Lezione 17. - Creazione di un report

In questa lezione impareremo a creare un report proveniente da una tabella,
e a stamparlo.

Per Report si intende in questo contesto una stampa formattata, contenente
dati provenienti da una tabella o da una query opportuna.

E' certamente possibile stampare il contenuto di una tabella o il risultato
di una query aprendoli e scegliendo "Stampa", però in questo modo si otterrà

una semplice lista non formattata, senza la scelta di tipi e dimensioni di
carattere adeguati e priva di intestazione e pié di pagina.

Per procedere alla creazione del nostro primo Report come al solito per
prima cosa dobbiamo aprire Access e il nostro database. Fra le linguette che
vengono

proposte, questa volta scegliamo Report. Poi, scegliamo Nuovo. Ci viene
presentata una finestra intitolata Nuovo report. Essa è divisa in due parti.
La

parte a sinistra mostra e specifica ciò che può essere scelto nella parte
destra. In quest'ultima parte ci sono sei possibilità:

Visualizza struttura

, e a sinistra viene specificato: crea un report senza usare
l'autocomposizione;

Autocomposizione report

; la spiegazione è crea automaticamente un report sulla base dei campi
selezionati;

report standard a colonne

; la spiegazione è crea automaticamente un report a colonne;

report standard tabellare

; la spiegazione è crea automaticamente un report in formato tabella;

autocomposizione grafico

; la spiegazione è crea un report con grafico;

autocomposizione etichetta

; la spiegazione è crea un report formattato per la stampa su etichette.

Nella parte bassa della finestra c'è la richiesta di scegliere la tabella o
la query di origine dei dati dell'oggetto, poi i pulsanti OK e Annulla.

Noi sceglieremo, tramite le frecce, Autocomposizione report. Con TAB, ci
sposteremo poi all'elenco delle tabelle e query e, tramite le frecce,
sceglieremo

Indirizzi; infine, sempre con TAB, scegliamo OK e premiamo INVIO per
confermare.

Compare la prima finestra della creazione guidata report. Essa ci invita a
scegliere quali campi inserire, ricordandoci che è possibile farlo
utilizzando

più tabelle o query. Infatti, nella parte in cui è indicata la tabella
Indirizzi è anche possibile aprire una casella elenco che contiene tutte le
tabelle

e query del nostro database. Come abbiamo visto nella query a campi
incrociati, il resto della finestra è divisa in due parti: la parte sinistra
contiene

l'elenco dei campi disponibili (raggiungibile con ALT+D), quella di destra
contiene i campi selezionati (raggiungibile con ALT+S). Possiamo passare da
una

parte all'altra e tra i pulsanti usando sempre il TAB. Nella lezione
precedente avevamo usato il pulsante con una sola freccia destra, che ci
veniva letto

Maggiore. L'altro pulsante, con due frecce a destra, serve a portare tutti i
campi, e non solo quello su cui ci si trova, tra i campi selezionati.
Possiamo provare,

se vogliamo. Se premiamo il pulsante con la doppia freccia a destra, tutti i
campi verranno spostati nell'elenco dei campi selezionati, mentre quello dei
campi

disponibili resterà vuoto. A questo punto vengono resi attivi altri due
pulsanti: < e <<. Essi hanno la funzione inversa agli altri due. Il primo
cancella

dall'elenco dei campi selezionati il campo su cui siamo posizionati e lo
riporta tra i campi disponibili, il secondo rende nuovamente disponibili
tutti i

campi. uossiamo premere quest'ultimo pulsante per riportare la situazione
com'era inizialmente. Così, possiamo cominciare a lavorare.

Posizioniamoci sul cognome e, tramite il pulsante freccia destra portiamolo
tra i campi selezionati. Facciamo così per tutti gli altri campi, eccetto
per l'ID.

Ora possiamo premere AVANTI (alt+a). Ci sono anche i pulsanti Indietro
(alt+I), Annulla (ESC) e Fine (alt+F).

La finestra successiva ci chiede se vogliamo aggiungere livelli di gruppo.
Sono evidenziati i campi che abbiamo scelto con un pulsante con una freccia
a

destra attivo, mentre uno con la freccia a sinistra non selezionabile. Nella
parte bassa è indicato "Priorità" con una freccia in alto e una in basso.

Nella parte destra troviamo il nostro elenco di campi separati da una
virgola. Noi non desideriamo aggiungere livelli di gruppo, quindi scegliamo
ancora

il pulsante Avanti.

La terza finestra ci chiede di scegliere il tipo di ordinamento dei record,
e ci ricorda che è possibile ordinare i record in base a un massimo di
quattro

campi in senso crescente o decrescente. Infatti sulla sinistra ci sono
quattro righe in cui è possibile inserire un campo. Nel punto in cui siamo
posizionati,

aprendo la casella elenco, possiamo scegliere Cognome. Oltre all'elenco dei
campi, dopo aver aperto la casella elenco, troveremo anche Nessuno, che è la
prima

scelta. L'ordinamento può essere effettuato sia in modo crescente che
decrescente, per ognuna delle quattro righe. Si Puo passare dal campo scelto
al pulsante

in cui si puo decidere il tipo di ordinamento, tramite TAB. Qui l'ausilio
potrebbe essere di scarso aiuto, ma dico che potremo modificare
l'ordinamento

scrivendo D per decrescente e C per crescente. Dato che è un pulsante,
possiamo modificarne il valore anche premendo Invio, ma non lo consiglio
perché si potrebbe

perdere il controllo di ciò che hai scelto. La scelta di default è
crescente. Se tutto è andato bene, dovremmo essere riusciti a chiedere un
ordinamento

crescente sul campo Cognome. Possiamo ora scegliere Avanti per passare alla
finestra successiva.

Essa ci chiede il tipo di layout, o formato, del report, e ci fornisce un
esempio delle tre scelte possibili. Quello tabulare mostra ogni record su
una

riga e in alto l'intestazione di ogni colonna; quello verticale mostra i
campi dei record uno sotto l'altro, e quello giustificato è un misto tra i
due.

Esso posiziona i campi tenendo conto delle loro dimensioni ed è fatto per
contenere un record per ogni pagina. La scelta selezionata è Tabulare e a
noi

va bene. Ci si Puo spostare con le frecce per scegliere un altro formato.
Spostandosi con TAB alle prossime scelte, si puo decidere come debba essere
l'orientamento

rispetto al foglio. Noi scegliamo orientamento orizzontale, perché abbiamo
messo molti campi. Spostiamoci con freccia su o freccia giù per effettuare
la scelta.

Usare ancora TAB per controllare che sia attiva la casella "regola la
larghezza dei campi per includerli tutti in una pagina". A questo punto si
puo selezionare

Avanti.

Ci compare un'altra finestra dalla quale possiamo scegliere lo stile del
report da un elenco di sei diversi stili. Per ognuno di essi ci viene
mostrato

un esempio.

Gli stili possibili sono:

aziendale, con titoli e intestazioni in blù;

casual

, presenta un motivetto in alto e il titolo in verde;

compatto

, molto essenziale, con una righina sottile in alto, tutto molto verticale;

formale

, con carattere times new roman, molto essenziale;

grassetto

, ha una riga molto evidente in alto e il titolo in rosso cupo;

grigio chiaro

, con titolo in bianco su sfondo grigio.

Noi scegliamo quello aziendale che, quando non si hanno particolari esigenze
è quello più usato. Tra l'altro è quello già selezionato. Premiamo ancora
AVANTI.

Ci compare un'altra finestra in cui possiamo scegliere il nome da assegnare
al nostro report. Quello proposto da Access è Indirizzi, come il nome della

tabella di partenza. Dato che report e tabelle sono visualizzate in momenti
diversi, non abbiamo nessun problema ad accettarlo.

Con questa informazione siamo arrivati alla fine della creazione: infatti,
se usiamo TAB per esplorare la finestra, vedremo che è possibile
visualizzare il

report oppure modificarne la struttura. Usiamo freccia su o freccia giù per
attivare l'una o l'altra delle due scelte, che possono anche essere
richiamate

rispettivamente con ALT+V e ALT+M. La modifica si rivela utile qualora ci
sia qualcosa di sbagliato nel risultato, ma la scelta di default è
visualizza

report. Se usiamo ancora TAB, noteremo che la casella "visualizza guida del
report" è disattivata. Possiamo richiamarla con ALT+G. Ora possiamo solo
usare i pulsanti

Indietro e Fine. Richiamiamo quest'ultimo con ALT+F.

A questo punto compare il nostro report che è così fatto: a sinistra in
alto, scritto in grande, c'è il titolo, Indirizzi. Poi sono indicati i nomi
dei

campi. La distanza tra ognuno di essi è stata scelta dal programma e dipende
sia dalla lunghezza dell'intestazione che del contenuto. Subito sotto le
intestazioni

c'è una riga blù abbastanza intensa, e poi tutti i record, ognuno su una
riga.

Alla fine, c'è una righina grigia; ancora sotto, a sinistra c'è il giorno
della settimana e poi la data, scritta col mese per esteso; a destra, la
scritta

"pagina 1 di 1". Naturalmente se il report fosse stato più lungo di una
pagina, dopo "di" ci sarebbe stato il numero totale delle pagine.

Abbiamo così completato il nostro report. Ora vogliamo stamparlo. Possiamo
richiamare la funzione di stampa dalla barra degli strumenti, dal menù File,
oppure

tramite la combinazione di tasti CTRL+P.

Se dal menù File (o usando la combinazione di tasti CTRL+F4) chiudiamo il
report, lo troveremo elencato nell'elenco dei nostri report. Questo report è
stato

generato in modo automatico; a noi è rimasta solo la scelta dei campi. In
moltissimi casi, direi nella stragrande maggioranza dei casi, questa è una
scelta

accettabilissima, e quindi questo è il modo più immediato per creare un
report.

G. Servidio